Hoe voorkom je dat je e-mails in de spambox terecht komen.

De nieuwe regels omtrent het e-mailen naar je leads zijn significant gewijzigd sinds Gmail en Yahoo hier strenger op inzien. Dat geeft mij een mooie gelegenheid om eens uit te leggen wat die regels zijn en hoe je niet alleen met die nieuwe regels maar ook met fijne tips kunt voorkomen dat je e-mails in de spambox van je lezers terecht komen. 

Veel plezier met het lezen van deze blog, en laat vooral weten als je wat mist, dan pas ik deze blog aan als het relevant is

Bloed, zweet en tranen

Wie kent het niet? Je hebt een geweldige e-mail geschreven, boordevol waardevolle content, en je drukt op verzenden met een voldaan gevoel. Maar wat gebeurt er vervolgens? Je ontdekt dat jouw bloed, zweet en tranen e-mail de reis naar de gevreesde spammap heeft gemaakt. Paniek! Don`t Worry, i`ve got your back.

Even een stukje techniek voordat we aan de tips beginnen. 

Wat is een spamfilter en hoe werkt het eigenlijk

Een e-mailspamfilter fungeert als “jouw digitale bewaker” in de constante strijd tegen ongewenste e-mails, oftewel spam. Met meer dan 200 miljard e-mails die dagelijks rondvliegen, is het een uitdaging om je inbox te beschermen, maar daar komt het spamfilter in beeld!

Dit slimme systeem maakt gebruik van geavanceerde algoritmen die verschillende aspecten van een e-mail beoordelen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste filters.

1. Door de gebruiker gedefinieerde filters

Gebruikers hebben een actieve rol in het identificeren van spam. Door de gebruiker gedefinieerde spamfilters verzamelen feedback en bouwen een database op. Telkens wanneer iemand een e-mail als spam markeert, draagt dit bij aan het herkennen van verdachte patronen.

2. Inhoudsfilters

De speurneuzen van het spamfilter duiken diep in de inhoud van een e-mail. Ze zoeken naar verdachte woorden en zinsdelen door gebruik te maken van wiskundige algoritmen. Hierdoor kunnen ze onderscheid maken tussen legitieme e-mails en de bedrieglijke praktijken van spammers.

3. Geblokkeerde adressen

Een persoonlijke zwarte lijst van geblokkeerde adressen voorkomt dat e-mails van bekende spammers je inbox vervuilen. Aangezien spammers vaak van adres wisselen, worden deze lijsten regelmatig bijgewerkt om voorop te blijven in de strijd tegen ongewenste e-mails.

4. E-mailkop

Headerfilters speuren naar vervalste headers, die een duidelijk teken zijn van spam. Spammers gebruiken vaak valse informatie in de relaisketen om hun identiteit te verbergen. Het filter is alert op deze verdachte headers en markeert e-mails dienovereenkomstig.

5. Gebruikersrechten

Sommige ontvangers nemen het heft in eigen handen door filters in te stellen waardoor alleen vooraf goedgekeurde afzenders contact kunnen maken. Een soort digitale ‘VIP-toegang’ tot je inbox. Maar, wees voorzichtig: ongeautoriseerd contact kan je afzenderreputatie schaden en je richting de spam duwen.

Om te voorkomen dat jouw e-mails in de spam verdwijnen, is het essentieel om ze schoon, legitiem en spamvrij te houden. Een goede reputatie bij deze filters is als een paspoort naar de gewenste inbox van je lezers! Daarom is het van belang om de juiste DNS records toe te voegen aan jouw domein om dat te voorkomen.

DNS Record om de echtheid van jouw domein en e-mails te verifieren

Vroeger was e-mail een onschuldige zaak. Iedereen kon e-mails sturen naar wie dan ook, heel vrij en vriendelijk. Maar tijden zijn flink veranderd. E-mail wordt niet alleen gebruikt voor SPAM, maar je ontvangt tegenwoordig ook nep-e-mails van je bank, waarin ze proberen je inloggegevens te ontfutselen of je geld afhandig te maken. Als ontvanger van e-mail is het niet makkelijk om de echtheid van de zender te achterhalen.

Gelukkig begint daar steeds meer verandering in te komen. SPF, DKIM en DMARC zijn technieken waarmee jij als e-mailzender kunt aantonen dat je ook werkelijk de zender bent. Hiermee kan de ontvanger verifiëren dat de zender ook werkelijk is wie hij zegt dat hij is, waardoor nep-e-mails makkelijker te identificeren zijn.

Vanaf 1 februari 2024 gaan diverse e-mailproviders, zoals Google en Yahoo, verplichten dat e-mailzenders deze maatregelen hebben genomen. Anders wordt de e-mail naar de spamfolder gestuurd of direct vernietigd.

Voor partijen die e-mails versturen, zoals Amazon SES, die ikzelf gebruik bij mijn meest favoriete tool FluentCRM, wordt dit ook steeds problematischer. Zij, maar ook andere diensten, hebben hiervoor een nieuw systeem bedacht: je reputatie. 

Afhankelijk van hoe je e-mails verstuurt, kunnen deze afketsen bij ongeldige e-mailadressen (bounces) of kunnen ontvangers je e-mail markeren als spam (complaints). Amazon SES houdt hier een registratie van bij, te zien op de reputatiepagina van je account bij Amazon SES. Bij te veel klachten kan Amazon SES de e-mailverwerking tijdelijk pauzeren en kan er een onderzoek komen (account under review). Het is dan jouw verantwoordelijkheid om de problemen op te lossen. Doe je dit niet, dan onderneemt Amazon SES verdere stappen en kan je account in zijn geheel geblokkeerd worden.

Als een externe partij e-mail namens jouw domein verstuurt, dan krijg jij de problemen daarvan op je bord. De hier genoemde instellingen voor SPF, DKIM en DMARC helpen jou om je domein te beveiligen tegen misbruik. Het is dus echt van belang om deze instellingen goed en zorgvuldig te configureren.

Ben jij net als ik een FluentCRM fan, gebruik je deze tool al, of wil je deze gaan gebruiken. Ik heb een hele uitgebreide stap-voor-stap-handleiding geschreven hoe jij jouw Amazon (SES-SNS) het beste kunt configureren zodat jij het meest uit jouw email marketingsysteem kunt halen, en juist kunt voorkomen dat jouw e-mails in de spam terechtkomt. 

Maar wat zijn nu dan DNS records

Computers op het internet communiceren met elkaar via IP-adressen, die bestaan uit reeksen nummers. Voor mensen is dit echter niet zo praktisch, omdat we beter zijn in het onthouden van namen. Hier komt DNS (Domain Name System) om de hoek kijken. DNS vertaalt namen naar nummers, waarbij je domeinnaam fungeert als zo’n naam die verwijst naar een nummer in de vorm van een DNS-record.

Om het goed toe te kunnen lichten zal ik het voorbeeld van mijn eigen bedrijf Reorganized erbij pakken. Zodat het duidelijk is wat het is en waar het voor dient. 

Voor het versturen van e-mail vanuit FluentCRM in mijn geval is het van belang om AWS SES (Simple Email Service) aan te tonen dat ik de eigenaar bent van het Reorganized domein. Daarom moet ik een bepaald aantal DNS-records toevoegen aan de DNS-configuratie van mijn hosting provider Antagonist.

Waar staat SPF, DKIM en DMARC voor? 

SPF = Sender Policy Framework

SPF, een techniek ontstaan tussen 2000-2002, speelt een belangrijke rol in e-mailverificatie. Het concept achter SPF is dat de verzender van een e-mail aangeeft welke servers gemachtigd zijn om namens zijn domein e-mails te versturen. Als ontvanger kun je deze lijst raadplegen via het SPF-record van het desbetreffende domein, waardoor je kunt verifiëren of de verzendende partij (server) op de toegestane lijst staat.

Ik verstuur via mijn WordPress-website, de e-mail via FluentCRM, dat gebruikmaakt van een koppeling met Amazon SES. Dit betekent dat de servers van Amazon SES die e-mails versturen, moeten worden opgenomen in de SPF-lijst. Een handige aanpak hiervoor is om e-mails van Amazon SES te versturen via een “custom MAIL FROM domain”. Hierbij koppel je een subdomein van jouw eigen domein aan de Amazon SES-server en wijs je aan dit subdomein een specifiek SPF-record toe. Dit record geeft expliciete toestemming voor de Amazon SES-server.

Door deze methode toe te passen, creëer je een gestructureerde en veilige manier om e-mails van Amazon SES via je WordPress-website te versturen, terwijl je voldoet aan de SPF-verificatie. Hiermee behoud je controle over welke servers gemachtigd zijn om e-mails namens jouw domein te verzenden.

Met SPF records (Custum Mail From domein)

Verzonden door: Amazonses.reorganized.nl

Tip: Zo kun je dus ook goed zien bij inkomende e-mails of de afzender dit goed heeft ingesteld of dat het wellicht toch spam zou kunnen zijn. Vooral als het van banken afkomt is het best belangrijk om die verzonden door te checken.

DKIM – DomainKeys Identified Mail

Is een techniek die zijn intrede deed in 2007 en vertrouwt op cryptografische handtekeningen om de authenticiteit van e-mails te waarborgen. Bij het gebruik van DKIM plaatst de verzendende mailserver een handtekening op de e-mail op zo’n manier dat de ontvanger deze handtekening kan verifiëren. Hierdoor kan de ontvanger zeker zijn dat de e-mail daadwerkelijk is verzonden door de aangegeven verzendende partij.

Maar hoe weet een ontvanger welke sleutel hij moet gebruiken voor de verificatie?

Het antwoord ligt in DNS-records! Met DKIM voeg je specifieke sleutels toe aan de DNS-records van je domein. Wanneer de ontvanger een e-mail ontvangt, kan hij via je domeinnaam (DNS-records) de benodigde sleutels ophalen om de handtekening in de e-mail te valideren. Deze sleutels worden vaak opgenomen als TXT-records of CNAME-records. Vooral CNAME-records worden gebruikt wanneer een externe partij namens jou e-mails verstuurt, zoals bij de route van Amazon SES.

Het is essentieel dat de sleutels in je DNS overeenkomen met de sleutels die Amazon hanteert, en Amazon controleert dan ook of deze waardes correct zijn.

Met DKIM en de juiste configuratie van DNS-records wordt niet alleen de verzendende partij geverifieerd, maar wordt ook een extra laag van vertrouwen toegevoegd aan de wereld van e-mailverkeer.

DMARC – Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance

DMARC, een protocol geïntroduceerd in 2015, fungeert als een verificatiemiddel dat de verzender van e-mails beschermt tegen phishing, spoofing en e-mailfraude. Dit protocol werkt in samenhang met eerder genoemde technieken, SPF en DKIM, en wordt eveneens vastgelegd in de DNS-records.

Binnen DMARC heeft een domeineigenaar de mogelijkheid om zijn beleid te bepalen. Dit beleid geeft aan wat een ontvanger van een e-mail moet doen als deze niet overeenkomt met SPF- of DKIM-verificatie (bijvoorbeeld “quarantaine” of “weigeren”). DMARC biedt tevens een communicatiekanaal om rapportages te versturen. Hierdoor kan een domeineigenaar inzicht krijgen in mogelijke pogingen tot misleiding en verdachte activiteiten.

Kortom, DMARC fungeert als een extra beveiligingslaag bovenop SPF en DKIM, waardoor e-mailverzenders beter beschermd zijn tegen ongeautoriseerd gebruik van hun domein en ontvangers meer controle hebben over de behandeling van mogelijk frauduleuze e-mails.

En DNS record voeg je toe in je domeinbeheer bij jouw provider, maar ziet er ongeveer overal hetzelfde uit. 

Controleren door een externe website te gebruiken

TIP: Heb je dit goed voor jezelf ingesteld, check dan bij https://dmarcian.com/ Er de ingestelde DNS records voor SPF, DKIM en DMARC.

Voor reorganized.nl komt er nu dit rapport uit:

Voor Reorganized staat deze op oranje bij DMARC omdat ik heb gekozen om hem in de p=quarantine te zetten ipv p=reject. Wat dat precies betekend gaat net even te ver voor dit blogbericht. Maar ook hier, you get the picture. 

Uiteraard heb ik wat keys weggehaald, maar you get the picture. Hoe en welke keys je dan moet toevoegen is per provider anders. Mijn advies, Google voor de juiste keys. Gebruik je Amazon SES dan is mijn stap-voor-stap-handleiding wellicht iets voor jou. 

Dit was even een stukje techniek, die nodig is om het allemaal werkend te krijgen. Maar krijg je nu al het zweet op je voorhoofd bij de gedachte dat je dit moet instellen allemaal als je volgens de nieuwe regeltjes moet werken, en wil je gebruik maken van FluentCRM dan zou ik je absoluut kunnen helpen. 

Je kunt het namelijk ook uitbesteden.

Het is een investering, tuurlijk, maar uiteindelijk win je er tijd door.

Ik heb een aantal pakketten die je kunt afnemen.

• De stap-voor-stap-handleiding – een handleiding van maar liefst 53 pagina’s waarin je gemakkelijk de stappen kunt volgen en Amazon SES goed kunt configureren. https://reorganized-academy.skillba.com/aws-handleiding/
• Amazon AWS -SES inrichten –
  Het uitbesteden van het technisch inrichten van jouw Amazon SES account.. Voor meer informatie verwijs ik je naar mijn Landingspagina http://www.reorganized.nl/amazon-aws-ses-inrichten
• Of het uitgebreide pakket – “Compleet ontzorg pakket” Wat bestaat uit het technisch inrichten van Amazon  maar ook meteen FluentCRM en/of FluentFORMS , FluentBOOKING met 1 (gratis weggever, sales, webinar, …) funnel. Voor meer informatie verwijs ik je naar mijn Landingspagina: http://www.reorganized.nl/amazon-fluentcrm-en-fluentforms-inrichten 

Nu naar het leuke gedeelte, althans dat vind ik 😉 de Tips

Stuur emails vanuit je eigen domein

Wat ik regelmatig tegenkom bij ondernemers, is dat ze ooit een Gmail- of Hotmail-account hebben aangemaakt en vanuit deze mailbox naar hun mailinglijst e-mailen. Dit getuigt niet van professionaliteit en het vergroot de kans dat je e-mails sneller in de spamlijst belanden of zelfs worden geblokkeerd.

Een waardevolle tip is om duidelijke namen vanuit je eigen domein te gebruiken. Vermijd bijvoorbeeld het gebruik van info@bedrijfsnaam.nl als afzender vanuit je mailprogramma. Kies liever voor specifieke adressen zoals “nieuwsbrief@”, “contact@”, of “feedback@”. Als je een ZZP’er bent zonder personeel, kun je zelfs overwegen te personaliseren door voornaam@ te gebruiken.

Het is zeker aan te raden om wel een info@bedrijfsnaam.nl-adres aan te maken, zelfs als je alleen werkt. Mensen hebben vaak de neiging om vragen te stellen aan een adres dat begint met info@, dus door dit te hebben, zorg je ervoor dat je geen potentiële leads en vragen mist. Persoonlijk gebruik ik dit adres bijvoorbeeld om mijn facturen naartoe te sturen, waardoor mijn administratie efficiënter verloopt. Hiermee heb ik alle facturen van producten of diensten die ik heb aangekocht overzichtelijk bij elkaar. Simpel, maar effectief. En kan ik dat verdwaalde e-mailtje van een potentiële klant ook gewoon netjes beantwoorden. 

Optimaliseer je teksten.

Spamfilters missen het menselijk vermogen om de context van e-mailteksten te begrijpen, daarom neigen ze ertoe om alle kenmerken te markeren die vaak geassocieerd worden met spam.

Hier zijn enkele tips om uw e-mailtekst te optimaliseren en zo spamfilters te vermijden:

• 1: Houd het (meestal) kort: Hoewel er geen one-size-fits-all benadering is voor de lengte van nieuwsbrieven, is het essentieel om de aandacht van de lezer vast te houden. Zorg ervoor dat elke paragraaf waardevolle inhoud biedt. Als je nieuwsbrief te lang is en de lezer moeite moet doen, overweeg dan om de tekst te verkorten.
• 2: Maak gebruik van de spellingcontrole: Foutloze teksten dragen bij aan de geloofwaardigheid van jouw nieuwsbrief. Gebruik de spellingcontrole om typefouten en grammaticale fouten te vermijden.
• 3: Vermijd rode tekst: Het schrijven van tekst in rood kan als alarmerend worden beschouwd en mogelijk negatieve associaties oproepen. Kies voor kleuren die passen bij je huisstijl.
• 4: Matig het gebruik van uitroeptekens: Overmatig gebruik van uitroeptekens kan de indruk wekken van overdreven enthousiasme of drukte. Probeer ze te beperken voor een meer gebalanceerde toon.

• 5: Wees spaarzaam met HOOFDLETTERS: Teksten volledig in hoofdletters kunnen overkomen als schreeuwerig en onprofessioneel. Gebruik hoofdletters alleen waar nodig en voor de nadruk.

Vermijd woorden die spam-triggers kunnen activeren

Hoewel er geen magische trefwoorden zijn om de bezorgbaarheid van jouw e-mails te garanderen, kun je het gebruik van potentieel risicovolle woorden beperken om de kans te verkleinen dat jouw e-mails als spam worden gemarkeerd.

Belangrijk is om het volgende te vermijden bij het schrijven van onderwerpregels:

• Wanhopig
• Opdringerig
• Bizar (te mooi om waar te zijn)
• Klik hier alsjeblieft
• Actie vereist
• 100% gratis
• Mis dit niet!
• Handel nu
• 0% risico
• Dit is geen spam!
• Geen vangst
• Win €
• Beloof je
• Geen verplichtingen
• Bespaar veel
• Gelieve te lezen
• Contante bonus
• Exclusief
• Beperkt aanbod
• Beste prijs
• Gratis consultatie
• Verdien geld
• Extra inkomen
• Onmiddellijk
• Beste prijsgarantie
• Koop direct
• Verborgen
• Garantie
• Gratis
• Nu goedkoper
• Geen kosten
• Voordelig

Door deze woorden te vermijden in je onderwerpregel te voorkomen, vergroot je de kans dat jouw e-mails als waardevol en betrouwbaar worden beschouwd, waardoor ze minder snel in de spammap belanden.

Optimaliseer de verhouding tussen tekst en afbeeldingen

Bij de oorspronkelijke ontwikkeling van spamfilters werden spammers creatief door e-mails uitsluitend met afbeeldingen te maken om detectie te omzeilen. Hierdoor bestaat het risico dat jouw nieuwsbriefsjabloon rechtstreeks in de spammap belandt als het meer afbeeldingen dan tekst bevat.

Bovendien tonen veel e-mailclients standaard geen afbeeldingen (zoals Outlook en Gmail), tenzij je expliciet instelt dat afbeeldingen standaard moeten worden weergegeven of de afzender aan je adresboek toevoegt.

Spamfilters kunnen verschillen van klant tot klant, maar om optimale afleverbaarheid te waarborgen, is het raadzaam om de verhouding tussen afbeeldingen en tekst rond de 70-30 te houden, waarbij de voorkeur uitgaat naar tekst. Hierdoor vergroot je de kans dat jouw nieuwsbrief succesvol wordt afgeleverd en correct wordt weergegeven, zelfs in e-mailclients die afbeeldingen standaard blokkeren.

Bescherm jezelf en je e-mails: Check de kwaliteit van je links!

Wist je dat de links die je in je e-mails gebruikt, een grote impact hebben op je afzenderreputatie? Als je per ongeluk naar dubieuze sites linkt, kan dat jouw reputatie beïnvloeden. Niet cool, toch?

Hier zijn een paar simpele tips om de kwaliteit van je links te waarborgen:

• 1: Link alleen naar betrouwbare sites met goede reputaties.
• 2: Vermijd linkverkorters zoals bit.ly en TinyURL – ze kunnen een beetje shady zijn.
• 3: Controleer regelmatig of je partnerlinks nog up-to-date en juist zijn.

Lijst met linkkwaliteitscontroleurs:

Norton SafeWeb

Google-transparantierapport

URLVoid

Linkodie

Check je e-mails voordat je ze verstuurt!

Wil je de e-mailervaring van je klanten écht begrijpen? Stuur jezelf dan eerst exact dezelfde e-mail. Zeker als je een sjabloon hebt gebruikt voor je nieuwsbrief, is het altijd slim om een testmail te verzenden.

Door test-e-mails naar jezelf te sturen, kun je de lay-out en leesbaarheid van je campagne checken. En niet te vergeten, je kunt zien of je e-mail in de promotie/ reclame map belandt of erger nog, in de spam!

En nog belangrijker, gaan de links wel naar de juiste pagina die je had ingesteld. Hoe vaak ik dat wel niet tegenkom, is schrikbarend. 

En komen ze in de “reclame folder” binnen, vraag dan in je e-mail of de lezer jouw e-mails als vertrouwde afzender kan identificeren.

Whitelisten = als vertrouwde afzender indentificeren 

Want als een lezer/abonnee je toevoegt aan hun toelatingslijst, geven ze hun e-mailclient eigenlijk het bevel om je berichten rechtstreeks naar hun inbox te sturen. Het is als een teken van vertrouwen, waardoor jouw e-mails nooit als spam worden gefilterd.

Als je wilt dat je abonnees je op de toelatingslijst zetten, maak het ze dan supergemakkelijk. Stuur ze een korte set instructies, zodat ze weten hoe ze dit moeten doen. Zo zorg je ervoor dat jouw waardevolle e-mails altijd de plek krijgen die ze verdienen, direct in de inbox van je lezers.

Let op met sjablonen!

Wanneer je een e-mail de wereld in stuurt, vermijd dan het woord ‘nieuwsbrief’. Mensen zijn tegenwoordig een beetje nieuwsbrief-moe. Geef het liever een pakkende en uitdagende naam. En wees voorzichtig met sjablonen. Als de ontvangende mailserver het idee heeft dat er een nieuwsbrief is binnengekomen, kan deze ook in de spam belanden. Schrijf zoals je met een vriend of vriendin zou praten. Houd het simpel, maak het leesbaar en scanbaar. En natuurlijk, maak het visueel aantrekkelijk, maar niet overdreven. Less is vaak more!

Laten we die gekochte lijsten vermijden als de plaag!

Jawel, er is een mogelijkheid om lijsten met e-mailadresen te kopen, maar laat dat aub achterwegen. Die lijsten zijn als tikkende tijdbommen. Vroeg of laat zorgen ze voor een regelrechte aanslag op je reputatie. ze zitten vol met nep e-mailadressen en spamtraps, vertellen ze mailboxproviders snel dat jij de regels aan je laars lapt door ongevraagde e-mails te versturen.

Het resultaat? Jouw berichten worden zonder pardon in de prullenbak geflikkerd, en je loopt het risico om gelabeld te worden als een spammer.

Bij het gebruik van FluentCRM is het cruciaal dat je e-mails stuurt naar mensen die er specifiek om hebben gevraagd, door zich in te schrijven of op een andere manier aan te melden. Als je een online ondernemer bent, mag het ook iemand zijn die in de afgelopen 18 maanden een product of dienst bij je heeft gekocht. Dat noemen we impliciete toestemming. Hoewel impliciete toestemming juridisch in orde is, blijft expliciete toestemming de slimste zet om spamrapporten te ontwijken.

Vraag toestemming om te mogen e-mailen

Met de nieuwe regels is een snelle one-click-unsubscribe link van cruciaal belang. Daarom mag je die DNS-instellingen niet vergeten. 

Maar zoals ik zelf altijd strak hanteer, vraag altijd even netjes om toestemming voordat je begint te mailen. 

Gebruik niet die standaard zin van “Bij het aanvragen van mijn gratis weggever sta je automatisch op mijn mailinglijst en kun je je op elk moment uitschrijven.” 

Nee, neem een extra stap door een vinkjesmogelijkheid toe te voegen aan je formulier met de tekst: “Wil je met het aanvragen van mijn gratis weggever ook direct op mijn algemene mailinglijst komen? Ja – Nee.” 

Op die manier houd je niet alleen rekening met de AVG-wetgeving, maar krijg je ook meteen de juiste toestemming binnen

Zie afmelders van je mailinglijst ook als iets positiefs

Soms hoor ik ondernemers zeggen: “Met jouw manier van toestemming vragen om op de mailinglijst te komen, loop ik conversies mis, en dat wil ik niet.” 

Maar ik bekijk het anders. Wil je echt mensen op je lijst hebben die toch niet van plan zijn iets van jou te kopen en alleen maar die gratis weggever willen scoren? Als ze écht op jouw mailinglijst willen staan, kun je dat in je (maximaal 5 gerelateerde e-mailreeksen na het aanvragen van de weggever) toch subtiel vragen. Zo krijg je mensen die écht tot jouw leads behoren en wellicht in de toekomst klant worden.

Nog een bijkomend voordeel: bij de meeste e-mailmarketingtools moet je betalen voor het aantal e-mailadressen op je lijst. In tegenstelling tot FluentCRM, waar geen beperkingen gelden. Wil je meer weten over FluentCRM en wat het voor jouw bedrijf kan betekenen als e-mailmarketingtool?

Boek dan vrijblijvend een FluentCRM Demo Sessie via
HTTPS://www.reorganized.nl/FluentCRM-demo-sessie.

Niet meer dan 5 opvolg emails na het aanvragen van je gratis weggever. 

Het doel van een gratis weggever is natuurlijk om je lijst te vergroten met e-mailadressen die mogelijk interesse hebben in jouw diensten of producten. Maar expliciete toestemming vragen is hierbij echt van groot belang. Wanneer mensen hebben aangegeven geen gebruik te willen maken van jouw extra tips en trucs, moet je ze niet overspoelen met e-mails. Het is daarom belangrijk om niet meer dan 4 maximaal 5, maar zeker wel gerelateerde e-mails te versturen na het aanvragen van je gratis weggever.

In mijn geval stuur ik natuurlijk eerst de mail met de link naar de weggever. Deze komt direct vanuit de e-mail van het formulier.. 

In de tweede e-mail vraag ik vaak hoe het was om de weggever te lezen. Of ze er al iets mee hebben gedaan en of ze het hebben gedownload. Mocht dat niet het geval zijn, stuur ik nogmaals de link naar de weggever. Sommigen vergeten het, hadden op dat moment geen tijd om het te lezen of kunnen de e-mails niet meer terugvinden in de stroom van berichten van andere ondernemers.

De derde e-mail stel ik mezelf nog even voor, mochten ze mij niet kennen, en in de vierde e-mail geef ik kort weer wat ik voor ze zou kunnen betekenen, met een subtiele promotie. Dat is natuurlijk ook het doel van je gratis weggever, in de hoop dat ze dan een Call to Action uitvoeren, zoals het inplannen van een gesprek of het investeren in mijn diensten.

Daarna gaan ze over naar de algemene mailinglijst, en kan ik ze ook andere types e-mails sturen, maar alleen als ze daar expliciet toestemming voor hebben gegeven.

Personaliseer je e-mails voor een krachtigere impact!

Maak niet alleen gebruik van personalisatie en segmentatie in jouw e-mails, maar zorg ervoor dat je écht contact maakt. Authenticiteit is niet voor niets het woord van 2023 geworden, en dat zal ook in de komende jaren nog steeds relevant zijn. Mensen reageren namelijk niet alleen beter op content die relevant is voor hun interesses en behoeften, maar ook op berichten die authentiek en menselijk aanvoelen.

Geef je lezers het gevoel dat jij begrijpt waar ze tegenaan lopen, alsof je een oprecht gesprek voert met een goede vriend of vriendin. Creëer een band door de toon van je e-mails vriendelijk en begrijpelijk te houden. Voorkom vakjargon en maak je tekst gezellig leesbaar. Een persoonlijke touch kan het verschil maken, of het nu gaat om het gebruik van hun naam in de begroeting of het delen van relevante informatie op basis van hun eerdere interacties met jouw content.

Door deze aanpak zorg je niet alleen voor relevante e-mails, maar bouw je ook een waardevolle connectie met je lezers op. Het resultaat? Betere betrokkenheid en meer positieve reacties op jouw authentieke berichten.

Houd het overzichtelijk en slim: gebruik tags in plaats van talloze lijsten!

Als ik voor een klant aan de slag ga, valt het me vaak op dat ze talloze lijsten hebben aangemaakt voor elke weggever, dienst of webinar die ze hebben gegeven. Dit is niet alleen onoverzichtelijk, maar ook niet erg slim. Wanneer mensen zich uitschrijven van een lijst, kunnen ze nog steeds op andere lijsten staan, wat het risico op spamklachten verhoogt. En dat is precies wat je wilt vermijden.

Een veel handigere aanpak is om te segmenteren met behulp van tags. Hierdoor behoud je niet alleen een overzichtelijke structuur, maar kun je ook gemakkelijk zien waar je contacten zich in het proces bevinden. Het bijhouden van deze informatie in een goed gestructureerde spreadsheet met alle funnels maakt het nog krachtiger. Dit is een extra service die je krijgt bij mijn FluentCRM Compleet Ontzorg Pakket.

Wil je meer weten over het gebruik van FluentCRM en de voordelen van een slimme tagstructuur en automatiseringen? Neem dan eens een kijkje op mijn website:
pagina over Email Marketing met FluentCRM.

Ben je nog niet bekend met FluentCRM en overweeg je het als jouw emailmarketingtool? Twijfel niet en boek vrijblijvend mijn FluentCRM demo sessie in. In slechts een klein uurtje laat ik je de magie van deze tool zien. Link naar FluentCRM Demo Sessie

Check je bouncepercentage bij je mailservice!

In mijn geval maak ik gebruik van FluentCRM en gebruik ik de servers van Amazon SES om mijn e-mails te verzenden. Wanneer ik inlog bij Amazon SES, krijg ik gedetailleerde statistieken te zien over de bounce- en complaint rates. Deze geven me een helder beeld van de e-mails die problemen veroorzaken, met name op het gebied van spam. Zo weet ik direct of ik actie moet ondernemen om mijn e-mailgedrag te verbeteren.

Het is essentieel om regelmatig je bouncepercentage te controleren om de gezondheid van je e-maillijst te waarborgen. Een laag bouncepercentage is cruciaal om te voorkomen dat je als spammer wordt gemarkeerd en om een goede afleverbaarheid van je e-mails te garanderen. Dus, zorg ervoor dat je altijd een oogje houdt op die bouncestatistieken!

Houd je aan de antispamwetten

De CAN-SPAM Act is een wet die de regels voor commerciële e-mail vaststelt. Naast het vermijden van hoge boetes, kan het naleven van de regels van de CAN-SPAM Act de bezorgbaarheid van je e-mail aanzienlijk verbeteren.

Enkele van de belangrijkste vereisten beschreven in de CAN-SPAM Act zijn:

• 1: Vermeld je locatie in je email marketingtool: Je bericht moet je geldige fysieke postadres bevatten. Dit kan je huidige adres, een postbus of een privébrievenbus zijn. Je kunt je bedrijfsnaam en adres automatisch opnemen in de voettekst van je e-mail via je accountinstellingen.
• 2: Laat ontvangers weten hoe ze zich kunnen afmelden: Je bericht moet een duidelijke en opvallende uitleg bevatten over hoe de ontvanger zich kan afmelden voor het ontvangen van toekomstige e-mails. Deze kun je in iedere e-mailmarketing tool bij de instellingen aanpasse. 
• 3: Afmeldingsverzoeken onmiddellijk honoreren: Je moet het afmeldingsverzoek van een ontvanger binnen 10 werkdagen honoreren. Gelukkig regelen de meeste email marketing tools dit voor je door abonnees die zich afmelden automatisch van je actieve lijst te verwijderen. Maar houd er rekening mee dat sommige abonnees mogelijk op je nieuwsbrief reageren en vragen om te worden verwijderd. Je moet deze abonnees handmatig uit je lijst verwijderen.

Zie jij wel het nut in van E-mailmarketing maar ben je er nog niet mee begonnen?

Van alle verschillende e-mail marketing tools is wel wat te zeggen. Heel ingewikkeld tot vrij simpel. Het is een persoonlijke keuze. Weet je niet welke tool je wil gebruiken kan ik je mijn e-book Emailmarketing absuluut aanraden om te downloaden.

Maar weet je al dat jij met jouw bedrijf met de tool FluentCRM in combinatie met FluentFORMS en wellicht FluentBOOKING aan de slag wil gaan, maar het niet zelf willen configureren. Dan ben je bij mij aan het juiste adres en kan ik jou helpen daarmee.

Boek vrijblijvend een kennismakingssessie in, zodat we in een persoonlijk gesprek kunnen kijken of er een klik is, en of dit wel de juiste tool is voor jou.

Samenvatting

Ik kan mij heel goed voorstellen dat het je allemaal een beetje duizeld. Wat je allemaal wel niet moet doen om ervoor te zorgen dat je e-mails ook daadwerkelijk bij jouw lezer in de mailbox komt. I know, ik had hetzelfde. Maar als je jouw technische DNS records heb ingevoerd, en de tips bent gaan toepassen is het straks de normaalste zaak van de wereld. Geloof mij. 

Omdat deze blog echt een megablog is geworden, en ik een fan ben van canva 😉 heb ik gekozen om deze content ook in een E-book te verwerken.

Wil jij het nog eens nalezen, of het E-book waar ook wat handigheidjes inzit downloaden, klik dan op de onderstaande knop, vul je gegevens in, en download het E-book Hoe voorkom ik dat mijn mail in de spam terecht komt.