fbpx

Planningtips

Sommige mensen krijgen stress van plannen, sommige vinden het echt een heerlijk gevoel.
Tot welke groep behoor jij?

Planningsprincipes

Op zondagmiddag al opzien tegen maandag en er zelfs slecht van slapen?
Heel veel mensen hebben daar last van, maar er is een manier om echt goed van het weekend te kunnen genieten. Zorg dat je op vrijdag je werk goed afsluit.’

1: Ga door je mail, gooi oude berichtjes in de prullenbak of zet ze in een aparte map. Een ‘lege’ mailbox werkt erg ontspannend.

2: Kijk welke taken komende werkweek voorrang hebben en welke je nog even kan parkeren. Plan het niet te krap, dan kom je ook niet zo snel in de knoei.

3: Plan ‘moeilijke’ afspraken/gesprekken niet in op maandag, dan hoef je je er op zondagavond ook niet druk over te maken.

Ontspanning

Hoe druk je ook bent, hoe meer activiteiten je moet inplannen. Zorg er ook voor dat je tijd inplant die je een goed gevoel geven.
Maak dus tijd om:

  • Te sporten
  • Online/offline te shoppen.
  • Te tuinieren
  • Te lezen
  • Lekker je favoriete muziek te luisteren
  • OF natuurlijk die virtuele time-out met vrienden of familie.

An hour of planning can save you 10 hours of doing…

Dale Carnegie

Slim plannen

Een volle agenda met veel afspraken achter elkaar vergt een strakke planning.

Nu ben ik een virtual assistant, ik heb over het algemeen geen reistijden om van de ene klant naar de andere te gaan. Maar ik heb wel een strakke planning per klant. Het ligt eraan hoeveel uur ik per week voor een klant werk of ik dan 1 of meerdere dagdelen inplan in mijn agenda. Dit doe ik om zo gefocust mogelijk te kunnen werken voor mijn klant.

Voor mijn klanten die van de ene klant naar de andere klant moeten heb ik wat tips opgeschreven.

Let erop dat:

  • Er voldoende reistijd is tussen elke afspraak. Dit is iets wat je snel vergeet.
  • Je bij het maken van de afspraak aangeeft dat je je aan de eindtijd wilt houden.
    Dat komt de effectiviteit ten goede.
  • Je vooraf aan elke afspraak het kader schetst. Stem niet alleen de doelen af, maar ook hoe laat jullie stoppen als dat nog niet is vastgesteld.
  • Je afspraken en acties direct noteert, aan het einde van de dag staan al die zaken je niet meer helder voor de geest.
  • Afsluiten met een korte opsomming van het overleg. Wat hebben jullie concreet afgesproken en plan een nieuwe afspraak in voor de volgende keer.

Projectplanning

Hanteer onderstaande principes als je een planning maakt voor een grote taak met een deadline:

  • Breng eerst de werkzaamheden zo goed als mogelijk in kaart.
  • Schat hoeveel tijd iets kost in uren, dagen, of weken.
  • Analyseer aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan. A moet klaar zijn, B moet beschikbaar zijn.
  • Informeer de betrokkenen over wat je van hen verwacht.
  • Noteer alle subtaken in een dag- of weekplanning (Reken terug vanaf de deadline en bouw wat marge in).
  • Plan tussentijdse opleverdata en eventuele contactmomenten.
  • Start pas wanneer je echt overzicht hebt.

Plan niet te gedetailleerd. De praktijk is vaak weerbarstig en dan moet je weer wijzigen.


Planning tools

Hoe je ook je planning maakt, het is verstandig om dat met een tool te doen. Of dat nu heerlijk ouderwets is met een agenda en daar je to-do lijsten in te zetten. Of door online tools in te zetten. Een tool helpt je om efficiënt en vooral effectiever te kunnen werken.

Er zijn meerdere planningstools te vinden tegenwoordig.
Ook wel genaamd project management tools.

Ieder PM tool heeft zijn eigen voordelen. Welke je wilt gebruiken is ook echt persoonlijk.
Ikzelf gebruik graag Trello voor mijn eigen bedrijf.

Nog wat kleine tips

Maak je niet te druk over je planning als je die niet haalt. Een planning is om je richtlijnen en doelen te geven om je dag zinvol in te delen. Komt er onverwachts iets tussen, stel dan je planning bij. Wees trots op het einde van de dag wat je hebt bereikt.

Als je bijvoorbeeld een presentatie moet maken en daar nog het een en ander voor uit moet zoeken. Maak dan bijvoorbeeld een Mindmap en daar komen dan kleine to-do lijsten uit. Op die manier maak je van een grote opdracht kleine opdrachten en zal je tevredener zijn over het resultaat.

Probeer je aan je planning te houden. Ik plan mijn dag ook in, en soms betrap ik mezelf erop dat ik mij niet aan die planning heb gehouden. Soms is dat niet erg, soms baal ik ervan. Wees niet te streng voor jezelf. Want de kans is heel groot, dat je die andere taak kunt afvinken in je to-do lijst.

 

 

Open chat
Meer info?
Hallo, wat leuk dat je op mijn website bent beland, wat kan ik voor je betekenen?